職業資格

秘書とは・主な仕事内容

秘書とは、上司の業務を裏で支え、補佐する仕事です。会社社長や役員、政治家などに付き従い、あらゆる庶務を担う、「縁の下の力持ち」のような存在です。コピーを取る仕事から、上司の名代として式典に参加する仕事など、携わる仕事はいろいろあります。
補佐する上司の業種によって仕事内容は異なりますが、共通して求められることは、ビジネスマナーがしっかりと身に付いている事、どんな状況でも冷静に行動できる事です。お客様の取次などに失礼があると、上司にとって、引いては会社にとってマイナスになります。また、上司が多忙であればあるほど、不測の事態が発生した場合、冷静かつ柔軟な対応が必要です。
また、秘書は意見を求められる事はあっても、自らの意見を押し通す事はありません。謙虚であることも必要な資質です。上司が何を求めているか、考えて行動しなければならない場合も多々あります。表舞台に立つ事はないですが、気を利かせて、人をサポートする事に喜びを得られるタイプの人が向いていると言えます。
秘書の仕事は、主に事務スキルが高いものが多いです。パソコンを使える事は必須になります。
外資系企業の場合、英語力も求められます。「雑用」を押しつけられるようなイメージを持ちがちですが、任される事が多いのは上司からの信頼の証でもあります。どんな仕事でも、向上心をもって全力で打ち込めることが大切です。

秘書の重要性

企業のトップや、組織にとって影響力の強い人たちにとって、秘書は欠かせない存在です。スケジュール管理、電話対応はもちろんの事、出張の際には航空機チケット、宿泊施設の手配など、微に入り細に穿つ仕事が求められます。上司が万全の体制で、仕事に全力を出せる環境を作るために秘書のサポートは必須になります。
特に、1対1で上司につく個人秘書は、指示待ち人間では務まりません。上司から「これ、やっておいて」と言われたもの以上の結果を提出しなければならない場合が多いです。常に、情報収集して、情報の引き出しは多くもっておくように、常日頃から心がける必要があります。
大企業のトップや、政治家、弁護士などは、一日に覚えきれない程の人と会う事や、会議の連続で時間がないというのが実情です。そこで、秘書はいつどこで、何の話をした相手か、会議の内容は何だったかをすらっと答えられるデータバンクとしても必要とされます。
最近では、派遣秘書として働く人も増えています。秘書を1から育てるよりは、すでに実務経験を持ち、即戦力となる派遣秘書を採用するほうがコストがかからないと考える企業も少なくないからです。また、派遣秘書をしている人は、なんらかの特別なスキルをもっている場合が多いです。

秘書になるには

秘書になるには、特別な資格はありません。一般企業ならば、就職して配属された部署で数年経験を積み、ビジネスマナーや社会人としてのスキルを身につけてから、秘書課がある場合は転属、秘書課がない場合は上司の引き抜きといった形で秘書になります。新卒で秘書に採用されることは、ほとんどありません。理由はいくつかありますが、社会人経験もなければ、会社についてもよくわからない状況にある新卒者にとって、秘書の仕事は求められる事が多すぎる事が一番の理由と言えます。
つまり、どのような部署に配属されたとしても、秘書になるための道はいくつも用意されていると考えていいでしょう。
企業の秘書以外には、弁護士事務所、病院、政治家、大学教授などの秘書として働く人もいます。この場合、基本的な秘書スキルとは別に専門的な知識も必要となり、実務経験の有無を問われることがあります。

秘書の給料

  • 勤務時間:上司によって、勤務時間は様々。上司より先に出社し、上司より後に帰宅する
    場合が多い。
  • 平均給与:250~350万円程度/年(未経験)
  • 平均給与:500万円以上/年(経験者)
  • 残業:勤務時間が不規則なため、残業代ではなく基本給に上乗せされる事もある。
  • 派遣社員:1500~2000円程度/時が相場ですが、持っているスキルによって変動する。

秘書に必要な資格・有利な資格・価値ある資格

秘書になるために、絶対必須な資格はありません。しかし、高い水準の事務スキルや適正が求められるので、秘書の業務内容に関する資格は持っていて損はありません。多くの場合、秘書は経験者が優遇されますので、未経験者ならば資格取得を目指すことが第一段階と言えます。
秘書の資格で一番に思い浮かべるのは「秘書検定」です。これは、民間資格であり、文部科学省が後援しています。外資系企業などの場合、「国際秘書検定試験」を持っていると有利です。
海外とのやり取りが多い企業では、TOEICで650点程度の英語力が求められます。

今業界で人気の秘書資格ランキング!!

  1. 秘書技能検定試験 公益財団法人  実務技能検定協会
  2. 国際秘書(CBS)検定試験 一般社団法人日本秘書協会
  3. ビジネス実務マナー検定 公益財団法人  実務技能検定協会
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